Memo e informe - cual es la diferencia entre ellos

Entre los diversos tipos de comunicación comercial, la correspondencia es una parte importante de la vida de la oficina. Su principal herramienta son las conocidas notas de oficina, que, según el contenido, son explicativas, lecturas, etc.

¿Qué es una nota y por qué se necesita?

De acuerdo con su propósito, una nota es un mensaje informativo dirigido a empleados propios o de otros departamentos, la administración de departamentos, empresas, divisiones, sucursales. La lista de temas cubiertos en tales documentos es bastante amplia. Los memos informan sobre los principales eventos en la vida de la empresa, sobre la implementación del trabajo actual, las situaciones inusuales prevalecientes, contienen quejas y maneras de resolver diversos problemas de producción.

El propósito principal de este tipo de comunicación es coordinar una variedad de temas de trabajo en los casos en que una decisión oral no es posible por ningún motivo. La nota también se puede usar como guía para redactar órdenes, que, a diferencia de las órdenes, son más informales.

Memo de muestra

Tipos y finalidad de los informes.

El informe es el tipo de memorándum más popular dirigido al jefe de la empresa, el jefe de contabilidad o cualquier otro empleado de mayor rango. El propósito principal de un informe es informar a las personas de nivel superior sobre cualquier situación, desempeño del trabajo, así como formular recomendaciones para resolver (eliminar) un problema, etc. Un memorando, a diferencia de uno oficial, siempre se envía a un nivel superior y es legalmente vinculante.

El tipo más común de notas es informar, informar a la gerencia sobre la implementación de los planes, el progreso del trabajo en curso, etc. Menos frecuentemente son los informes que informan sobre cualquier situación no planificada que requiera una respuesta de una administración superior. El rango de preguntas de dichos informes es bastante amplio: desde información relacionada con la actividad sectorial principal de la empresa hasta quejas sobre la organización de las condiciones de trabajo e informes sobre el incumplimiento de la disciplina laboral y financiera, el comportamiento oficial, etc.

Memorándum - ejemplo

Hacemos el memo correcto de la oficina.

La estructura del memo requiere la presencia de los siguientes elementos:

  • "Gorras" que indican la organización, el nombre y el destino del destinatario, el nombre y el título del originador.
  • Un bloque de texto que consiste en el nombre del documento ("Nota de servicio") y un resumen de la situación, las acciones, las solicitudes.
  • Fechas y firmas del compilador (la fecha, la firma y el nombre del compilador se indican en una línea de izquierda a derecha).

También en la nota de servicio se puede especificar el número de registro, si de acuerdo con las reglas de la empresa se registra en la revista. Es importante tener en cuenta que dado que los memorandos de oficina se usan solo dentro de la organización, la disponibilidad de formularios no es un requisito previo, a menos que las reglas de la compañía lo exijan. Al mismo tiempo, algunas empresas tienen su propio membrete con un logotipo, diseñado específicamente para la realización de correspondencia oficial.

¿Cómo hacer un memorando?

El informe en su estructura es similar al del servicio. Su principal diferencia es el destinatario: si la información en la nota se puede enviar a cualquier otro empleado, entonces el mensaje del informe se envía al funcionario superior.

Las formas de diseñar una nota difieren según el propósito. En particular, el informe interno enviado a la gerencia dentro de la organización se emite de la misma manera que la nota de servicio. La diferencia radica en el contenido del bloque de texto, denominado "Memorando", que contiene una declaración de la esencia del problema, propuestas para su eliminación o una descripción de las medidas ya tomadas.

Pero al redactar un memorando externo dirigido a empleados de otras organizaciones, las reglas son más estrictas:

  • El documento está redactado en papel con membrete de la empresa.
  • La nota se registra en el libro de cartas salientes de la empresa, mientras que el número de registro asignado se indica en el encabezado de la nota. Además, al recibir una nota, se registra como un documento entrante en la organización del destinatario.
  • Una nota externa está firmada, como regla, por el jefe de la empresa o su adjunto. Al enviar, también pueden requerirse firmas de jefes de otros departamentos.
  • La fecha de la nota es la fecha de su firma y envío.
  • Si la nota va acompañada de anexos documentales, en su parte del texto se compila una lista de documentos adjuntos.

El texto de la nota depende de su propósito:

  1. El informe del informe debe contener información sobre el progreso del trabajo, los plazos de las reuniones, una descripción de los problemas actuales, etc. Dicho informe le permite al jefe notar las fallas en el trabajo a tiempo y eliminarlas.
  2. El memorándum que informa sobre una situación específica consiste en una descripción detallada del problema y propuestas para su mejora (eliminación). En la práctica, muy a menudo tales documentos se dedican a quejas de violaciones de la disciplina laboral por parte de los empleados y son negativos, por lo tanto, al presentar la información, es importante omitir el componente emocional y mantener el punto.

Memo o informe: ¿cuál es la diferencia?

Como puede ver, la oficina y los memorandos tienen muchas características comunes. Por lo tanto, ambas opciones se utilizan para la comunicación empresarial, tienen una estructura de diseño similar. Al mismo tiempo, hay una serie de diferencias:

  1. La nota está dirigida a empleados de diferentes rangos dentro de la empresa, mientras que el informe se hace solo a la dirección de un nivel superior (uno propio o de una empresa de terceros).
  2. La nota es un documento interno, mientras que la nota se puede utilizar en la correspondencia externa con otras entidades legales.
  3. El memo, en contraste con el informe, no tiene fuerza legal.
  4. Dado que la nota se utiliza internamente, se puede redactar en una hoja de papel normal. Por el mismo principio, también se elabora un informe interno, si se utiliza internamente. Al mismo tiempo, si el informe se envía a otra organización, en su preparación, se utiliza un membrete, un número de registro y otros elementos obligatorios de la correspondencia oficial.

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